06 Organisatie

Sinds maart werken alle collega’s in principe thuis. We volgen de RIVM-maatregelen. De Melkfabriek is voor medewerkers niet gesloten. Als het nodig is voor het werk of als thuiswerken om wat voor reden dan ook niet mogelijk is, kunnen zij daar terecht. Toen in het voorjaar duidelijk werd wat voor impact corona zou hebben, hebben we een kerngroep opgericht die ervoor verantwoordelijk is dat de medewerkers zo goed mogelijk kunnen doorwerken. Het kantoor is in de eerste periode ‘coronaproof’ gemaakt en medewerkers zijn direct gefaciliteerd om thuis te kunnen werken. Dit door middel van het verstrekken van ICT middelen (laptops, beeldschermen), maar ook bijvoorbeeld door het uitlenen van goede bureaustoelen. Daarnaast is aan medewerkers met kinderen in de basisschoolleeftijd de mogelijkheid geboden om dagelijks 2 uur thuisonderwijs te geven, zonder dat dit ten koste is gegaan van vakantieuren. Vanuit management is extra aandacht uitgegaan naar medewerkers die daar behoefte aan hadden. De medewerkers hebben een enorm aanpassingsvermogen laten zien. Alle werkzaamheden konden doorgaan - al dan niet in aangepaste vorm.

In januari is, met instemming van de OR, het beleidsstuk ‘Het goede werkgesprek’ vastgesteld. Daarmee is het beoordelingssysteem komen te vervallen. Medewerkers hebben zelf input geleverd voor deze nieuwe vorm van beoordelen. Het goede werkgesprek vindt in ieder geval 2x per jaar plaats met de leidinggevende. Medewerkers volgden online en offline trainingen en voorlichting over het goede werkgesprek. Het jaar 2020 was een lerend jaar. Evaluatiemomenten vinden in 2021 plaats.

Het goede werkgesprek gaat over het werkvermogen van de medewerker in relatie tot zijn/haar bijdrage aan onze organisatiedoelstellingen. Werkvermogen zegt iets over de mate waarin je in staat bent om je werk te doen. Het is de balans tussen de mentale en fysieke capaciteiten en de eisen die het werk stelt.

Beoordelen en belonen waren aan elkaar gekoppeld in de Beloningssystematiek. Met het vervallen van de beoordelingssystematiek is ook de wijze van belonen vervallen. Hiervoor in de plaats is ‘Waarderend belonen’ gekomen. Ook dit stuk is met instemming van de OR vastgesteld.

Waarderend belonen bestaat uit deze onderdelen:

1. de manier waarop de salarisverhoging tot stand komt: jaarlijks 2,5% tot de maximum schaal. Is de maximum schaal bereikt, dan 1% éénmalige uitkering;
2. de diversiteit aan waarderingsmogelijkheden: € 350 bonus in december, ‘boter bij de vis-beleid’, een maatschappelijke bonus en een waardering als een medewerker over de gehele functie boven verwachting presteert.

Wat is onze organisatiestructuur?

We werken aan projecten ter verbetering en/of vernieuwing van processen, producten, dienstverlening & verbinding. Projecten met de hoogste prioriteit legden we de afgelopen jaren vast in ons centrale jaarplan. Monitoring van het geheel vond elke vier maanden plaats door het Directieteam. Deze werkwijze hebben we in 2020 veranderd. We hebben de belangrijkste projecten opgenomen in een focusbord. De voordelen hiervan zijn:

• duidelijker verbinding van projecten en initiatieven met strategie,  inclusief meetbare doelstellingen;
• frequenter sturing op samenhang en synergie;
• meer succesbeleving door aandacht voor kortetermijnresultaten.

Het focusbord is permanent fysiek aanwezig in de vergaderkamer. Daarnaast is het bord vanwege corona voor medewerkers digitaal te bekijken.  

Onze bedrijfslasten zijn volgens benchmarks relatief hoog. Dat maakt dat we kritisch blijven kijken naar onder meer het aantal fte’s. De afgelopen jaren is dit aantal via natuurlijk verloop omlaag gebracht. Maar de kritische grens daarvan is bereikt. Het overzicht in figuur 41 geeft weer hoeveel fte’s we hadden op 31 december 2020. Eind 2020 was er nog vacatureruimte van 6,34 fte.

We verwachten dat de toekomstige bezetting van Dudok Wonen niet bijzonder zal groeien of krimpen.

Vanwege het verloop in ons personeelsbestand kijken we regelmatig of aanpassingen in de structuur nodig zijn. In deze fase en in de wervingsperiode maken we vaak gebruik van interim-medewerkers. Ook huren we in bij langdurig ziekteverzuim. De kosten voor inhuur waren in 2020 gelijk aan 2019: € 1,2 miljoen. De kosten werden voor een deel gecompenseerd door lagere personeelslasten, doordat functies tijdelijk niet ingevuld waren.

Op 31 december 2020 waren er 81 medewerkers bij ons in dienst. Enkele getallen:

• 56% vrouw en 44% man. In 2019 zagen we een vergelijkbaar beeld.
• 40% van onze werknemers is tussen de 45 en 55 jaar. Dit blijft de grootst vertegenwoordigde leeftijdsgroep. In 2019 was deze groep nog iets groter: 45%.
• 41% van de medewerkers heeft een deeltijdcontract. 59% werkt fulltime. In 2019 zagen we een vergelijkbaar beeld.
• Van alle medewerkers heeft 44% een dienstverband korter dan vijf jaar. In 2019 was dit 42%. Van de medewerkers heeft 7% een dienstverband van meer dan 20 jaar.

Als organisatie zijn we ingericht om te bewegen. Dat betekent dat we mensen stimuleren en uitdagen om stappen te zetten in hun loopbaan. Zo kunnen medewerkers onderzoeken op welke plaats in de organisatie of buiten de organisatie hun talenten tot bloei komen.

We merken dat de arbeidsmarkt sterk in beweging is. Dit leidde in 2020 tot interne doorstroom van 3 medewerkers en een uitstroom van 2 medewerkers (2 fte).

We zijn er trots op dat we studenten kansen geven. Dit doen we door meewerk- of afstudeerstages aan te bieden. Als maatschappelijke organisatie vinden we het belangrijk om jonge mensen een goede start mee te geven op de arbeidsmarkt. Afgelopen jaar mochten we 2 stagiaires begeleiden bij de afdelingen Support en Informatiemanagement.

Het ziekteverzuimpercentage daalde in 2020 spectaculair naar 1,64%. In 2019 was dit nog 4,4%. Waarom dit percentage aanzienlijk lager is dan andere jaren is lastig te achterhalen. Maar het lijkt dat thuiswerken door corona hier mee te maken heeft. Kennelijk geeft dit medewerkers meer gelegenheid om makkelijker een gezonde balans te vinden of te behouden. We hebben getracht hier zo goed mogelijk oog voor te hebben.

Daarnaast richt het HRM-beleid van Dudok Wonen zich al 5 jaar consequent op een goede balans van werk/privé. Dit hebben wij vertaald in het Huis van Werkvermogen en het programma Fris op je werk. We gunnen onze medewerkers een cultuur waarbij talent tot uiting kan komen en groeien. Deze overtuiging vormt de kern van ons beleid en van de acties die we ondernemen. Wij zorgen dat de randvoorwaarden goed zijn, zodat de medewerker initiatief kan nemen zichzelf te (blijven) ontwikkelen, wat zijn functie of leeftijd ook is. Voor ons is het belangrijk dat collega’s goed in hun vel zitten en gemotiveerd zijn, want dan kunnen we uiteindelijk de bewoners beter helpen.

In 2020 hebben we de banden met de Arbodienst steviger aangehaald. Hierdoor zijn we veranderd van Arbodienstverlener naar een bureau dat onze visie deelt en ondersteunt. We zijn ons nog bewuster gaan richten op het voorkomen van uitval van collega’s die risico lopen langer uit te vallen.

Parallel zien we een geleidelijke afname van het totaal verzuim. Of er een verband is tussen het gevoerde beleid en kwantitatief meetbaar verzuim blijft lastig te leggen.

We willen transparant en integer werken. Daarbij zijn we ons bewust van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Onze medewerkers doen hun werk in intensieve wisselwerking met de maatschappelijke omgeving. Onze klanten en stakeholders moeten kunnen vertrouwen in de mensen die met elkaar het gezicht van Dudok Wonen bepalen. Dat is voor ons de reden om een aantal zaken vast te leggen in een integriteitsbeleid. Hierin maken we onderscheid naar:

• schending van de omgangsvormen of het vermoeden daarvan;
• schending van integriteit of het vermoeden daarvan.

De uitgangspunten en procedures van schending van de integriteit zijn opgenomen in de ‘Regeling melden vermoeden integriteitsschending’. Deze regeling en het integriteitsbeleid zijn te vinden op het medewerkersportaal en op onze website. In 2020 zijn geen meldingen gedaan over vermoedens van integriteitsschending.

In ons integriteitsbeleid hebben we de afspraak vastgelegd om iedere 2 jaar een training te volgen over integriteit. Zo houden we het onderwerp levend. Eind 2020 zijn we gestart met een online trainingsmodule. Medewerkers kregen een aantal integriteitsdilemma’s voorgelegd waar ze antwoord op gaven. De antwoorden werden door het bureau Integriteit.nl gebruikt om gemiddelden te berekenen. Individuele antwoorden werden niet gedeeld.

Na de online dilemmatraining hielden we online groepsgesprekken. Onder leiding van een gespreksleider voerden we een dialoog over integriteit. We zagen de dilemma’s uit de Integriteitmodule terug waarover we het meest van mening verschilden, die we het moeilijkst vonden of die we het vaakst hadden aangevinkt om te willen bespreken. Uiteraard waren alle dilemma’s anoniem gemaakt. In een overleg van ongeveer 2 uur bespraken we de dilemma’s en onderwerpen die voor ons het meest zinvol waren. Op deze manier werd het gesprek over integriteit heel concreet.

Er zijn aanpassingen doorgevoerd in het verwerkingsregister en convenanten zijn vernieuwd en aangescherpt op basis van de AVG. Alle medewerkers zijn geïnformeerd over hoe er AVG-proof thuis gewerkt kan worden.

In 2020 is 1 datalek gemeld. Deze is ook doorgegeven aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Er is contact opgenomen met de betreffende personen en zaken zijn naar tevredenheid opgelost. Er zijn geen verzoeken van klanten geweest om inzage, wijziging of verwijdering van gegevens.

In 2021 zetten we verdere stappen om het privacybeleid te verbeteren in ons primaire systeem en onze werkprocessen:

• we ronden de implementatie bewaartermijnen in de bedrijfsadministratie af;
• we ronden de opschoning van het (digitaal) archief af op basis van vastgestelde bewaartermijnen.

Hoe betrouwbaar is de informatiebeveiliging bij Dudok Wonen? In samenwerking met een extern bureau is een assessment uitgevoerd om dit te onderzoeken. Het assessment is uitgevoerd bij onze belangrijkste ICT-leveranciers door middel van een enquête. Ook zijn enkele van onze collega’s geïnterviewd. De uitkomsten zijn vastgelegd in een rapport en ons Informatiebeveiligingsbeleid is op enkele onderdelen uitgebreid.

Met de uitkomsten van de assessments en het Informatiebeveiligingsbeleid stellen we een informatiebeveiligingsplan op met actiepunten voor 2021.

De OR overlegt wekelijks. Elke 6 weken vindt overleg met de bestuurder plaats. En 2 keer per jaar is er overleg met de raad van commissarissen (RvC) of een delegatie hiervan, de remuneratiecommissie.

In 2020 was er in de samenstelling van de OR één wijziging. De wijziging had te maken met het vertrek van een collega. Hierdoor bestond de OR het grootste deel van het jaar uit 3 leden. Ons OR-reglement schrijft voor dat de OR uit 5 leden bestaat. In overleg met de bestuurder is overeengekomen dat dit geen belemmering vormt voor ons functioneren.

De OR is in gesprek gegaan met de achterban over een nieuwe en meer passende vorm van medezeggenschap voor de medewerkers. We hielden een enquête en zijn met de uitkomsten aan de slag gegaan. Dit proces en de daaruit volgende wijzigingen wilden we zorgvuldig onderzoeken en in goede banen leiden. Daarom hebben we intern afgestemd, maar ook extern gesprekken gevoerd. Dit resulteerde in een nieuwe vorm van medezeggenschap, die we presenteerden aan onze achterban. Dit houdt in dat wij van 5 naar 3 OR-leden gaan. Dit zijn de kernleden. Daarnaast zijn er 3 roulerende leden, die afhankelijk van het onderwerp aanschuiven.

In 2021 treedt de nieuwe vorm van medezeggenschap in werking en wordt ons OR-reglement geactualiseerd.

Eind 2020 was de zittingsduur van de bestaande leden verstreken. Voor de verkiezingen hebben de 3 OR-leden zich opnieuw kandidaat gesteld. Uiteindelijk was het niet nodig om verkiezingen uit te schrijven, omdat zich geen nieuwe OR-leden kandidaat stelden voor de Kern-OR.

In 2020 heeft de OR één adviesaanvraag ontvangen. Er waren geen instemmingsverzoeken. De adviesaanvraag ‘Organisatiewijziging team Onderhoud binnen de Afdeling Onderhoud en Ontwikkeling’ kwam eind 2020 in behandeling bij de OR.

• nieuwe vorm Medezeggenschap Medewerkers
• aanpassing OR-reglement
• OR-verkiezingen
• vertrouwenspersoon
• bezetting en tijdsbesteding OR
• exploitatieaanpak Almere
• vacaturebeleid
• Bewoner en Onderhoud (team Onderhoud)
• Sociaal Statuut (verlopen)
• corona: gesloten kantoor / thuiswerken
• evaluatie ‘Het Goede Werkgesprek’
• overlegstructuur nieuwe stijl (OR/DB/RvC)
• actualisatie beleidsdocumenten Verzuimbeleid, Opleiding en Ontwikkeling